Audit 12 procesów w firmie transportowej - co znaleźliśmy?
W kwietniu 2024 roku weszliśmy do bazy transportowej pod Radomiem. 45 ciągników siodłowych, niby wszystko grało, a zysk stał w miejscu. Sprawdziliśmy 12 procesów – od tankowania po obieg dokumentów i znaleźliśmy konkretne luki.
Gdzie uciekało paliwo? Twarde dane z GPS
Analiza zaczęła się od kart paliwowych i logów z nadajników GPS. Zauważyliśmy, że kierowcy nadrabiali średnio 18 kilometrów na każdym kursie między Warszawą a Berlinem. Przy flocie 45 aut i średnio 22 kursach w miesiącu, dawało to tysiące pustych kilometrów, za które nikt nie płacił. Sprawdzamy fakty, nie obietnice, więc wyliczyliśmy to na podstawie danych z okresu od stycznia do marca 2024.
Druga sprawa to czas postoju przy włączonym silniku. Silniki pracowały na biegu jałowym średnio przez 42 minuty dziennie podczas załadunków. Właściciel myślał, że to standard, ale my wiemy, że Twój biznes musi zarabiać, a nie puszczać dym z rury. Po przeliczeniu cen oleju napędowego z maja 2024, strata wynosiła 840 złotych na jedno auto miesięcznie. Liczymy każdą złotówkę i tutaj uciekało ich najwięcej.
Zatory w papierach mroziły gotówkę
Papierologia w tej firmie leżała i kwitła. Średni czas od dostarczenia towaru do wystawienia faktury wynosił 11 dni roboczych. Przejrzeliśmy 314 ostatnich zleceń. W 87 przypadkach brakowało podpisanych dokumentów CMR na czas, co blokowało płatności od kontrahentów z Niemiec i Holandii. To nie był problem z klientami, tylko z obiegiem informacji wewnątrz biura w Radomiu.
Wprowadziliśmy prosty system kontroli, który skrócił ten czas do 34 godzin. Mówimy prosto o pieniądzach: płynność finansowa poprawiła się tak bardzo, że firma przestała korzystać z drogiego kredytu obrotowego w czerwcu 2024. To zaoszczędziło im kolejne 4 200 złotych odsetek w skali każdego miesiąca. Sprawdzamy fakty, a fakty były takie, że pieniądze leżały w nieopisanych teczkach.
Skrócenie czasu wystawiania faktur z 11 dni do 34 godzin uratowało płynność firmy bez brania nowych kredytów.
Opony i serwis – ukryte koszty, których nikt nie liczył
Sprawdziliśmy stan techniczny 180 opon w całej flocie. 22% z nich miało niewłaściwe ciśnienie, zazwyczaj za niskie o 1.5 bara. Wydaje się to drobnostką dla mechanika, ale dla portfela to katastrofa. Zwiększało to zużycie paliwa o kolejne 2,1% na każde 100 kilometrów. Właściciel, pan Robert, nie wierzył, dopóki nie pokazaliśmy mu zestawienia z dwóch identycznych tras wykonanych w lipcu 2024.
Wdrożyliśmy obowiązkowy raport ciśnienia co poniedziałek rano. Liczymy każdą złotówkę, a ten jeden prosty nawyk przyniósł oszczędności rzędu 12 400 złotych w skali kwartału. Twój biznes musi zarabiać na transporcie, a nie na dotowaniu producentów opon i koncernów paliwowych przez niedbalstwo przy serwisie.
Jak uszczelniliśmy system w 30 dni
Nie robimy teorii, robimy wyniki. Wprowadziliśmy zasadę 12 punktów kontrolnych dla spedytorów. Każdy pracownik dostał jasną tabelę, w której musi odhaczyć optymalizację trasy przed jej zatwierdzeniem. Od 15 maja 2024 każdy litr paliwa musi być uzasadniony kilometrażem z systemu, a nie orientacyjnymi wyliczeniami kierowcy, które często mijały się z prawdą.
Wyniki przyszły szybciej niż zakładaliśmy. W sierpniu 2024 średnie spalanie w całej flocie spadło z 31 litrów na 26,7 litra na 100 kilometrów. Przy obecnych cenach paliwa to realny zysk, który zostaje w firmie Złoty Standard Marketing nie obiecuje cudów – my po prostu wycinamy zbędne koszty tam, gdzie inni ich nie widzą.
